NGUYÊN TẮC 5T KHI TRIỂN KHAI FMEA

5T là 5 chữ cái được lấy ra từ 5 từ tiếng Anh nhằm nhắn mạnh 5 nguyên tắc quan trọng để đạt được hiệu của khi phân tích FMEA. Chúng bao gồm: inTent, Timing, Team, Task, Tool.

Tại sao chúng ta là FMEA (inTent)

Lợi ích chung của việc xây dựng FMEA đã được phân tích trong bài https://quality-4-all.com/why-should-i-do-pfmea/. Khi các thành viên nhóm triển khai hiểu được mục đích của FMEA, mọi người sẽ sẵn sàng & nỗ lực để đóng góp vào mục tiêu xây dựng FMEA.

Tuy nhiên, đứng ở góc độ hoạch định công việc người phụ trách triển khai FMEA cần làm rõ hơn mục đích phân tích FMEA của từng dự án tùy thuộc vào sản phẩm hay quá trình được thiết kế và phát triển.

Đối với một sản phẩm hay quá trình hoàn toàn mới hoặc khác biệt với sản phẩm và quá trình trước đó, mục đích của phân tích FMEA là xác định được các sai lỗi chưa từng trải nghiệm (sai lỗi tiềm ẩn) và tìm ra các biện pháp kĩ thuật mới để phòng ngừa hoặc phát hiện sai lỗi.

Nếu sản phẩm hay quá trình không có thay đổi về đặc tính và tính năng mà chỉ được sử dụng cho một chức năng khác (ví dụ bản mạch SMT được sử dụng cho loa hay đèn pha), việc phân tích FMEA chỉ đơn giản là đánh giá lại tác động của sai lỗi đối với khách hàng để xem xét việc bổ sung các biện pháp kiểm soát nếu cần thiết.

Việc làm rõ mục đích phân tích FMEA của từng dự án giúp nhóm triển khai hình dung được khối lượng công việc, thời điểm hoàn thành, các chức năng liên quan để lập kế hoạch triển khai mà không bị động.

Khi nào phải hoàn thành (Timing)

Phân tích FMEA là hoạt động thực hiện trước khi xảy ra sai lỗi (before-the-event) chứ không phải sau khi phát sinh sai lỗi (after-the-event). Do đó một trong những yếu tố quan trọng khi triển khai FMEA là thời gian. Thời gian và chi phí dành cho phân tích & xử lí sai lỗi ở giai đoạn đầu (phát triển ý tưởng, thiết kế) sẽ ít hơn rất nhiều so với khi sai lỗi đã phát sinh trên sản phẩm.

Tuy nhiên hầu hết các tổ chức thường trì hoãn việc phân tích FMEA (đặc biệt là PFMEA) đến trước khi khách hàng hoặc tổ chức chứng nhận đến đánh giá. Một trong lí do được đưa ra thường là không có thời gian thực hiện trong giai đoạn phát triển. Thực tế có những tình huống phân tích FMEA không mất quá nhiều thời gian (như việc xem xét lại mức độ nghiêm trọng của sai lỗi kể trên). Bản chất là các tổ chức không hiểu được mục đích, yêu cầu của PFMEA đối với từng dự án để hoạch định cho phù hợp.

Hình 1: Lịch trình triển khai FMEA tương ứng với các giai đoạn APQP

Ai cần tham gia (Team)

Trong quá trình phân tích FMEA tổ chức phải đánh giá được tác động của sai lỗi đối với người sử dụng cũng như nhận biết được nguyên nhân tiềm ẩn của sai lỗi và các biện pháp kiểm soát. Các nội dung này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau cho nên hoàn thành FMEA cần có sự tham gia của nhiều bộ phận chức năng hay còn gọi là nhóm đa chức năng. Bên cạnh sự hỗ trợ của lãnh đạo, nhóm cần bao gồm 3 thành viên quan trọng là trưởng nhóm, điều phối viên và thư kí.

Trưởng nhóm có trách nhiệm lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và đặc biệt có quyền hạn quyết định chấp nhận rủi ro hoặc thực hiện hành động. Điều phối viên đóng vai trò chất kết dính trong nhóm. Điều phối viên có nhiệm vụ chính trong việc tổ chức các cuộc họp nhóm theo các giai đoạn triển khai, đặt câu hỏi gợi mở cho các cuộc thảo luận và có thể là người tóm tắt kết quả cuộc họp. Thư kí nhóm FMEA có lẽ là vị trí ít người muốn làm nhưng nhóm sẽ không thành công nếu thiếu người đảm nhiệm công việc này. Kết luận cuộc họp nhóm là đầu vào rất quan trọng cho việc thiết lập bản FMEA nhưng thường được trình bày dưới các dạng sơ đồ trên bảng. Thư kí sẽ là người chuyển tải các thông tin này vào biểu mẫu FMEA quy định.

Việc gì cần được thực hiện (Task)

FMEA phiên bản cũ (AIAG FMEA năm 2008) chỉ tập trung vào hướng dẫn làm thế nào để điền vào bảng mẫu FMEA có sẵn, không quy định rõ các bước triển khai. Do đó trên thực tế hồ sơ FMEA thường được thực hiện bởi một cá nhân. FMEA phiên bản mới (VDA-AIAG năm 2019) yêu cầu thực hiện FMEA qua 7 bước. Mỗi bước này là một nhiệm vụ. Chúng được thực hiện nhằm trả lời các câu hỏi: sản phẩm của công ty là gì? chức năng-yêu cầu của nó đối với xe ô tô là gì? sai lỗi chức năng yêu cầu này là gì & tại sao? quá trình tạo ra sản phẩm này như thế nào? có những yếu tố nào tham gia vào quá trình này? chức năng-yêu cầu của từng yếu tố? sai lỗi của các yếu tố này.

Sử dụng công cụ gì để phân tích (Tool)

Sổ tay FMEA đề cập đến các phần mềm phân tích FMEA như là những công cụ cần thiết để thực thi FMEA có hiệu quả. Tuy nhiên trên thực tế sử dụng phần mềm không phải là yêu cầu bắt buộc và mặc dù kĩ năng sử dụng các phần mềm là cần thiết nhưng nó cũng không phải là nhiệm vụ quá khó khăn vì bản chất phần mềm được sinh ra để làm cho công việc dễ dàng hơn. Tuy vậy nhưng khi xem xét kĩ các bước triển khai FMEA các tổ chức sẽ nhận thấy có rất nhiều công cụ phân tích cần được hiểu và áp dụng bởi nhóm đa chức năng.

Đầu tiên phải kể đến sơ đồ cấu trúc & chức năng. Đây là các sơ đồ dạng hình khối hoặc hình cây thể hiện cấu trúc và chức năng của hệ thống hay cụm chi tiết trên xe ô tô, sản phẩm của công ty trong hệ thống đó và các linh kiện cấu thành sản phẩm. Kế đến phải là Quality Function Deployment (QFD), một công cụ để triển khai hay mô tả mối liên hệ các chức năng chất lượng từ nhu cầu của người sử dụng đến các yêu cầu cụ thể của sản phẩm. Một công cụ quan trọng khác cũng được đề cập trong sổ tay FMEA là Fault Tree Analysis (FTA). Công cụ này được sử dụng để phân tích nguyên nhân của các sai lỗi chức năng sản phẩm. Ngoài việc phục vụ cho hoạt động phân tích lỗi sau này, FTA có vai trò rất quan trọng trong việc hỗ trợ nhóm xác định tác động của sai lỗi đối với người dùng. Ngoài ra, Design Review Based on Failure Modes (DRBFM) cũng được một số khách hàng đề cập như một yêu cầu khi triển khai FMEA.