ĐỊA ĐIỂM HỖ TRỢ TỪ XA

Yêu cầu của IATF 16949:2016

Với các tổ chức áp dụng IATF 16949 tại Việt Nam đặc biệt là các công ty liên doanh Nhật Bản, việc xác định và thống nhất các chức năng hay địa điểm hỗ trợ từ xa liên quan đến hệ thống quản lí chất lượng của tổ chức thực sự là một cực hình.

Điều khoản 4.3.1 của IATF 16949:2016 yêu cầu “các chức năng hỗ trợ cho dù tại cơ sở hoặc từ xa (ví dụ trung tâm thiết kế, trụ sở chính và trung tâm phân phối), phải bao gồm trong phạm vi chứng nhận của hệ thống quản lí chất lượng”. Ở đây chúng ta chưa bàn đến chức năng hỗ trợ là gì, địa điểm từ xa (remote location) là gì, nhưng theo yêu cầu này khi đánh giá chứng nhận IATF 16949 các đơn vị chứng nhận có thể yêu cầu được đánh giá tại các địa điểm nằm ngoài cơ sở của nhà máy cần chứng nhận kể cả cơ sở này không nằm trong cơ cấu tổ chức của công ty. Nó khác hoàn toàn với tư duy khi các công ty đánh giá chứng nhận ISO 9001 trong đó tổ chức chứng nhận chỉ đánh giá những hoạt động diễn ra trong khuôn viên của tổ chức. Yêu cầu này gây nhiều phiền phức cho tổ chức cần chứng nhận IATF 16949 không chỉ ở vấn đề kinh phí mà nhiều khi các đơn vị hỗ trợ không đồng ý cho tổ chức chứng nhận đến kiểm tra, đánh giá. Do đó, nhiều giám đốc công ty (đặc biệt công ty Nhật Bản) tỏ ra bất ngờ thậm chí nghi ngờ khi được đề xuất thực hiện các yêu cầu này của tổ chức chứng nhận. Nhân viên phụ trách hệ thống đôi khi gặp phải căng thẳng cùng cực nếu không làm rõ được quan điểm giữa các bên liên quan đến địa điểm hỗ trợ từ xa.

Địa điểm hỗ trợ từ xa là gì

Theo định nghĩa trong IATF 16949, chức năng hỗ trợ là các hoạt động phi sản xuất (được hiện tại cơ sở hoặc địa điểm từ xa) nhằm hỗ trợ một (hoặc nhiều) cơ sở sản xuất của cùng một tổ chức. Để làm rõ hơn khái niệm về chức năng hỗ trợ và tên gọi của chúng, cơ quan giám sát (IATF 16949 Oversight) đã ban hành một tài liệu liệt kê danh sách các chức năng hỗ trợ khi đánh giá địa điểm hỗ trợ từ xa bao gồm: xem xét hợp đồng, bán hàng, thiết kế sản phẩm, mua hàng, thử nghiệm sản phẩm, hậu cần, dịch vụ sau bán hàng… Đa phần các chức năng này được thực hiện tại cơ sở sản xuất (nơi cần chứng nhận IATF 16949) nhưng có thể vì nhiều lí do khác nhau (thị trường, nguồn lực, lợi thế quy mô…) mà một số chức năng được thực hiện tại các địa điểm nằm ngoài khuôn viên nhà máy sản xuất. Khi một chức năng hỗ trợ (được coi là cần thiết cho hoạt động sản xuất) được thực hiện tại địa điểm ngoài khuôn viên nhà máy, địa điểm đó được gọi là địa điểm hỗ trợ từ xa.

Một trong những chức năng & địa địa điểm hỗ trợ từ xa điển hình và dễ có được sự thống nhất giữa các bên (tổ chức áp dụng IATF 16949, địa điểm hỗ trợ từ xa và tổ chức chứng nhận) là các trung tâm thiết kế. Một công ty đầu tư nước ngoài (FDI) ở Việt Nam có thể kí hợp đồng với khách hàng là một công ty FDI khác để bán một linh kiện lắp ráp vào ô tô/xe máy bán ở thị trường Việt Nam. Tuy nhiên, nhà máy ở Việt Nam đều không có năng lực thiết kế nên việc thiết kế được thực hiện bởi trụ sở chính ở nước ngoài. Khi đó chức năng thiết kế sản phẩm được gọi là chức năng được hỗ trợ từ xa và trụ sở chính được coi là địa điểm hỗ trợ từ xa. 

Địa điểm hỗ trợ từ xa hay Nguồn thuê ngoài hay Khách hàng

Tuy nhiên, có một số tình huống việc diễn giải về chức năng hỗ trợ từ xa và địa điểm hỗ trợ từ xa không điển hình gây ra nhiều bối rối và khó khăn cho các tổ chức áp dụng IATF 16949.

Tình huống thứ nhất, một công ty do thiếu kho nên thuê kho và nhân sự của một công ty chuyên cung cấp dịch vụ kho bãi, hậu cần để vận chuyển và bảo quản hàng hóa của công ty theo sự điều động của bộ phận quản lí sản xuất. Tổ chức chứng nhận IATF 16949 yêu cầu công ty này khai báo kho thuê ngoài này là địa điểm hỗ trợ từ xa và cần nằm trong phạm vi/chương trình đánh giá. Yêu cầu này gặp phải phản đối của cả tổ chức cần chứng nhận IATF 16949 và nhà cung cấp dịch vụ kho bãi của mình.

Vậy yêu cầu của tổ chức chứng nhận có chính xác, và nếu không coi đây là một địa điểm hỗ trợ từ xa thì phải coi kho thuê ngoài này là gì trong Hệ thống quản lí chất lượng của tổ chức.

Rất may, IAOB (International Automotive Oversight Bureau) – một trong những tổ chức giám sát đăng kí chứng nhận IATF 16949 – đã có kênh Youtube chia sẻ về các câu hỏi áp dụng IATF 16949 và một trong số chúng có liên quan đến tình huống này.

Hình 1: Giải đáp của IAOB về trường hợp thuê kho bên ngoài

Theo giải thích của IAOB, nếu như kho là một phần của tổ chức (thực thể) được đánh giá chúng phải được bao gồm trong phạm vi của đánh giá chứng nhận IATF 16949. Nếu chúng được “thuê ngoài”, chúng không nằm trong phạm vị của bất cứ cuộc đánh giá nào, nhưng sẽ phải thực hiện đánh giá phương thức mà tổ chức quản lí nguồn thuê ngoài này (chẳng hạn lựa chọn, giám sát, đánh giá định kì nhà cung cấp dịch vụ kho bãi).

Tình huống thứ hai, một công ty sản xuất bán sản phẩm của mình cho một công ty thương mại và công ty thương mại này bán sản phẩm cho nhà lắp ráp ô tô. Công ty thương mại này được bên chứng nhận coi là một đối tượng khách hàng trong chuỗi cung cấp. Tuy nhiên, khi công ty sản xuất này bán sản phẩm của mình cho một công ty sản xuất khác trong cùng tập đoàn để bán lại sản phẩm hco nhà lắp ráp ô tô, công ty trong tập đoàn này không được coi là khách hàng. Khi đó, tổ chức chứng nhận yêu cầu đánh giá công ty trong tập đoàn như một cơ sở hỗ trợ (bán hành) từ xa. Quan điểm này có phù hợp? Hãy xem lí giải của IAOB về trường hợp này.

Hình 2: Giải đáp của IAOB về trường hợp bán hàng thông qua công ty khác

Vận dụng như nào cho phù hợp

Thứ nhất, trước khi nói về địa điểm (cần đánh giá) chúng ta cần xác định được chức năng hỗ trợ là gì, nếu chứng năng hỗ trợ không được xác lập thì địa điểm hỗ trợ (cần đánh giá) không được xác lập. Về quy trình công việc, công ty trong cùng tập đoàn nhận được yêu cầu từ khách hàng về sản phẩm (nhưng vì lí do gì đó họ không sản xuất) và mua lại từ công ty khác trong cùng tập đoàn (công ty A). Công ty A vẫn phải thực hiện đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn bao gồm xem xét yêu cầu của khách hàng, xem xét tính khả thi, triển khai sản phẩm mới… Nghĩa là công ty A chịu trách nhiệm đáp ứng tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn liên quan đến vấn đề bán hàng mà không được công ty trong tập đoàn hỗ trợ hoạt động nào. Công ty trong tập đoàn cũng coi công ty A như là nhà cung cấp và coi đó là một quá trình thuê ngoài (như 8.4.1 c) và chịu trách nhiệm quản lí công ty A như đơn vị thuê ngoài mà không nhận trách nhiệm hỗ trợ công ty A bán hàng.

Thứ hai, trong video giải thích về địa điểm hỗ trợ từ xa (https://www.youtube.com/watch?v=8X1_Tz3bUtA), IAOB cũng nhắc đến thuật ngữ “independent legal entity” tức là “thực thể pháp nhân độc lập”. Theo đó, khi tổ chức áp dụng IATF 16949 làm việc với (nhận dịch vụ từ) một tổ chức có pháp nhân độc lập có đủ chức năng phù hợp (ví dụ có khả năng lấy chứng nhận ISO 9001 hoặc IATF 16949 độc lập), pháp nhân đó có thể được coi là “nguồn thuê ngoài”. Trong trường hợp làm việc với (nhận dịch vụ từ) một tổ chức không phải là pháp nhân độc lập (một phòng ban phụ thuộc của một pháp nhân khác mà dịch vụ nhận được không phải là lĩnh vực chính của pháp nhân này) ví dụ trung tâm thiết kế, trung tâm thử nghiệm… của một công ty sản xuất, pháp nhận không độc lập này cần được coi là địa điểm hỗ trợ từ xa.

Tại sao không coi tất cả là nguồn thuê ngoài?

Việc coi các địa điểm liên quan đến hệ thống quản lí chất lượng (trừ khách hàng) là nguồn thuê ngoài (ví dụ thay vì coi trung tâm thiết kế của tập đoàn là cơ sở hỗ trợ từ xa có thể cân nhắc việc xác định nó là nhà cung cấp dịch vụ thiết kế) có thể làm giảm bớt mức độ phức tạp của hệ thống: chỉ cần chứng tỏ có quản lí các đơn vị này mà không mất thời gian bố trí, chi phí cho việc đánh giá địa điểm hỗ trợ từ xa hoặc hoàn thành hồ sơ chứng tỏ địa điểm này phù hợp IATF 16949. Tuy nhiên, các tập đoàn không lựa chọn phương án này có thể phát sinh từ các vấn đề liên quan đến pháp lí, thủ tục đầu tư, thanh toán hoặc sự phức tạp trong các kênh trao đổi thông tin… Do đó, việc nhận biết địa điểm hỗ trợ từ xa và hoàn thành các yêu cầu của IATF 16949 liên quan đến nó là bài toán phức tạp và cần cân nhắc từ nhiều khía cạnh đối với các tổ chức ứng dụng IATF 16949.