MÔ PHỎNG ỨNG PHÓ TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP

Xác định và xây dựng các kế hoạch ứng phó tình huống khẩn cấp (contigency plan) là một trong những yêu cầu tốn nhiều thời gian và công sức của tiêu chuẩn IATF 16949:2016. Tuy nhiên, yêu cầu về việc kiểm tra tính hiệu lực của kế hoạch ứng phó tình huống khẩn cấp thông qua mô phỏng (simulation) còn khó khăn gấp bội. Những ý kiến chống đối đại loại có thể là “làm sao tôi có thể mô phỏng tình huống đình công, tôi phải cho người đứng ngoài công công ty căng biểu ngữ à?”. Các hướng dẫn dưới đây phần nào sẽ giúp các tổ chức tháo gỡ các khúc mắc trong việc mô phỏng tình huống khẩn cấp.

Mô phỏng & mục đích của mô phỏng

Mô phỏng là hoạt động bắt chước một tình huống hoặc quá trình. Mô phỏng có thể được sử dụng trong nhiều bối cảnh khác nhau. Trong lĩnh vực kĩ thuật, mô phỏng có thể được sử dụng để kiểm tra đặc tính hoặc chức năng của một hệ thống ví dụ phần mềm điều khiển. Hay mô phỏng tấn công mạng như một yêu cầu của IATF 16949. Trong lĩnh vực quản lí, mô phỏng tình huống có thể được sử dụng để kiểm tra sự sẵn sàng của các nguồn lực bao gồm kiến thức & kĩ năng của những người liên quan trong một tình huống cụ thể. Ví dụ diễn tập sơ cứu có thể kiểm tra sự sẵn có hoặc sự phù hợp của phương tiện sơ cứu cũng như kĩ năng người thực hiện sơ cứu.

Diễn tập mô phỏng, do đó là một cách hữu hiệu để kiểm tra hiệu lực của kế hoạch ứng phó tính huống khẩn cấp nhằm xác định các điểm mạnh điểm yếu trong kế hoạch từ đó cải thiện tính sẵn sàng khi xảy ra tình huống thực tế. Nó cũng góp phần đào tạo nhân sự liên quan và nâng cao khả năng trao đổi thông tin.

Xác định mục tiêu mô phỏng

Trước khi thực hiện mô phỏng bạn cần xác định mục tiêu cần đạt của việc mô phỏng. Mục tiêu này có thể xuất phát từ việc xác định kiến thức, kĩ năng hay thái độ nào cần được kiểm tra hoặc cải thiện. Hãy lấy một ví dụ mô phỏng phổ biến ở các công ty là diễn tập phòng cháy chữa cháy. Một trong những nội dung diễn tập là thực hành sơ tán nhân viên khi có báo cháy. Khi thực hiện hoạt động này chúng ta thường muốn kiểm tra khả năng trao đổi thông tin, khả năng di chuyển của người lao động, sự thuận tiện của đường thoát nạn cũng như sự phù hợp của khu vực tập hợp…

Để đánh giá được các mục tiêu mô phỏng bạn cần xác định một cách rõ ràng các đầu ra mong đợi, trong đó bao gồm cả yếu tố thời gian.

Xây dựng kịch bản

Bước tiếp theo là xây dựng kịch bản. Kịch bản cần được mô tả một cách rõ ràng, phù hợp với mục đích đã được xác định. Ví dụ để mô phỏng tình huống thiếu hụt nguyên vật liệu, bạn cần ghi rõ nguyên vật liệu nào bị thiếu hụt.

Lựa chọn phương pháp mô phỏng

Có nhiều phương pháp khác nhau có thể sử dụng để mô phỏng. Phương pháp hiệu quả nhất là diễn tập (drill) với quy mô toàn phần (full-scale) hoặc một phần. Ví dụ điển hình về mô phỏng diễn tập là tình huống diễn tập phòng cháy chữa cháy. Tuy nhiên việc diễn tập thường đi kèm chi phí cao & rủi ro liên quan khác. Một số tình huống có thể không tiện để diễn tập trực tiếp như sự cố thiết bị, đình công…

Cách thứ hai có thể sử dụng để mô phỏng và kiểm tra kế hoạch ứng phó tình huống khẩn cấp là đánh giá quanh bàn họp (table-top review). Với phương pháp này bạn có thể đặt ra kịch bản và yêu cầu các cá nhân liên quan xây dựng kế hoạch, thiết lập hồ sơ để kiểm tra kiến thức và kĩ năng liên quan. Ví dụ để mô phỏng tình huống chuyển đổi sản xuất sang cứ điểm khác của tập đoàn, bạn có thể yêu cầu người tham gia diễn tập của các phòng ban xây dựng một bản kế hoạch chuyển đổi sản xuất có khả năng thực hiện trong thực tế.

Xây dựng kế hoạch mô phỏng

 Sau khi đã lựa chọn phương pháp mô phỏng, bạn cần xây dựng kế hoạch chi tiết cho việc diễn tập. Kế hoạch bao gồm những cá nhân tham gia diễn tập, vai trò của các bên, người quan sát, người thực hiện đánh giá. Bạn cũng cần chuẩn bị các công cụ, nguyên liệu, biểu mẫu ghi chép…liên quan. Ví dụ để mô phỏng vận hành hệ thống xuất nhập kho bằng tay trong tình huống phần mềm bị tấn công, bạn cần chuẩn bị biểu mẫu. Hoặc để mô phỏng tình huống sử dụng nhân viên văn phòng cho hoạt động sản xuất bạn cần chuẩn bị vật tư, thiết bị phục vụ cho việc đào tạo & đánh giá.

Thực hiện mô phỏng

Vào ngày thực hiện mô phỏng bạn cần đảm bảo mọi người lực sẵn sàng. Tuân thủ theo kế hoạch đã định và ghi chép lại kết quả mô phỏng cũng như phản hồi của người quan sát, đánh giá.

Xem xét & bài học kinh nghiệm

Cuối cùng là rút ra các bài học kinh nghiệm từ tình huống mô phỏng. Bạn phải phân tích dữ liệu, phản hồi thu nhận được để xác định điểm mạnh và điểm yếu của kế hoạch ứng phó. Việc này có thể thực hiện bằng cách so sánh kết quả đạt được so với mục tiêu hoặc kết quả đầu ra mong đợi đã xác định. Các bài học kinh nghiệm cần được cập nhật vào kế hoạch ứng phó tình huống khẩn cấp.