BIẾN ĐỔI KHÍ HẬU TRONG ISO 9001:2015

Biến đổi khí hậu trong ISO 9001

Ngày 19 tháng 3 năm 2024, ISO và IAF phát hành bản hướng dẫn đánh giá các vấn đề biến đổi khí hậu trong ISO 9001 (https://committee.iso.org/home/tc176/iso-9001-auditing-practices-group.html). Theo đó điều khoản 4.1 bổ sung yêu cầu: “tổ chức phải xác định biến đổi khí hậu có phải là vấn đề liên quan không” khi tìm hiểu về tổ chức và bối cảnh của tổ chức. Điều khoản 4.2 bổ sung dưới dạng GHI CHÚ: “các bên quan tâm có thể có các yêu cầu liên quan đến biến đổi khí hậu”. Hai nội dung bổ sung thêm này sẽ được đánh giá trong các cuộc đánh giá từ ngày 1 tháng 10 năm 2024.

Mục đích tổng quan của các điều khoản 4.1 và 4.2 không thay đổi, vì các điều khoản này đã bao gồm yêu cầu tổ chức phải xem xét các vấn đề nội bộ và bên ngoài có thể tác động đến hiệu quả của hệ thống quản lý. Những nội dung thêm mới này nhằm đảm bảo rằng biến đổi khí hậu chắc chắn được xem xét (nằm trên màn hình radar của tổ chức) và là một trong những vấn đề bên ngoài đặc biệt cần chú ý trong quá trình thiết kế và triển khai hệ thống quản lý chất lượng.

Thay đổi chỉ liên quan đến 4.1 và 4.2?

Đến thời điểm này có vẻ vẫn chưa có phản hồi nào về cách đánh giá của các tổ chức chứng nhận liên quan đến nội dung này. Tuy nhiên, một số ý kiến cho rằng chỉ cần bổ sung thêm biến đổi khí hậu vào bối cảnh của tổ chức là đáp ứng yêu cầu. Nhưng doanh nghiệp phải ghi nội dung gì về biến đổi khí hậu trong hồ sơ bối cảnh của mình. Điều này có phải là ngụ ý của ISO 9001 khi bổ sung các yêu cầu này. Nếu xem xét kĩ nội dung hướng dẫn đánh giá vấn đề biến đổi khí hậu của ISO và IAF, ta có thể nhận thấy cách tiếp cận này chưa phù hợp.

Gợi ý đầu tiên trong hướng dẫn dành cho chuyên gia đánh giá là (xác nhận xem): “tổ chức có xác định biến đổi khí hậu là một vấn đề liên quan hay không”? Chỉ dẫn này không yêu cầu chuyên gia đánh giá đọc bản mô tả bối cảnh của tổ chức xem họ có ghi biến đổi khí hậu trong đó không. Nó ám chỉ rằng chuyên gia cần phỏng vấn tổ chức để biết họ có xem xét vấn đề biến đổi khí hậu khi phân tích bối cảnh. Câu hỏi này nhằm thu thập thông tin đầu vào cho việc đánh giá các yêu cầu tiếp theo ở chương 6, 7, 8, 9; không nhằm mục đích kiểm tra xem việc mô tả bối cảnh có đúng không. Như đã đề cập ở trên tổ chức phải viết bao nhiêu dòng, bao nhiêu trang về biến đổi khí hậu mới đủ. Bản thân hướng dẫn cũng xác nhận rằng biến đổi khí hậu là chủ đề gây tranh cãi (controversial topics) và chuyên gia đánh giá không nên thể hiện niềm tin cá nhân liên quan đến biến đổi khí hậu (express personal beliefs relating to climate change). Như vậy có thể xác định rằng các vấn đề biến đổi khí hậu cần được thể hiện trong bối cảnh của tổ chức nhưng không bắt buộc và ở một mức độ nhất định.

Tất nhiên, câu trả lời của doanh nghiệp có thể là không có tác động từ biến đổi khí hậu. Trên thực tế câu trả lời này không sai vì hướng dẫn của ISO cũng chỉ rõ: “Mức độ liên quan của những vấn đề này (biến đổi khí hậu) sẽ thay đổi đáng kể tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực của tổ chức, các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp, vị trí của tổ chức trong chuỗi cung ứng, địa lý, phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng. Nó có thể trải dài từ không liên quan đến cực kỳ liên quan”. Khi đó chuyên gia đánh giá cần sử dụng đến gợi ý thứ hai của hướng dẫn: “Quyết định của tổ chức (về việc không liên quan đến biến đổi khí hậu) có phù hợp với các yêu cầu theo luật định và quy định hiện hành áp dụng cho sản phẩm và dịch vụ của họ không”. Khi đó chuyên gia phải tự tìm cho mình câu trả lời bằng cách xem xét các yêu cầu của luật định liên quan, hợp đồng với khách hàng, cam kết với cộng đồng… Nếu quyết định của tổ chức không đúng với yêu cầu bên hữu quan, một điểm không phù hợp có thể được ghi nhận.

Nếu tổ chức đã xác định có các vấn đề liên quan hoặc yêu cầu của khách hàng và các bên quan tâm khác liên quan đến biến đổi khí hậu, bước tiếp theo đối với đánh giá viên là đánh giá cách giải quyết những vấn đề này trong hệ thống quản lí chất lượng. Ba cấp độ tác động cần xác nhận trong hướng dẫn đánh giá sẽ được tóm tắt ở phần dưới.

Ba cấp độ tác động

Tác động đến phạm vi của hệ thống

Theo chỉ dẫn của ISO và IAF, biến đổi khí hậu có thể ảnh hưởng đến phạm vi chứng nhận của tổ chức (4.3). Ví dụ doanh nghiệp có thể quyết định di chuyển nhà máy đến địa điểm khác để tránh rủi ro ngập lụt tăng cao. Đôi khi chuyên gia đánh giá có thể nhận được thông tin này trong một nói chuyện với lãnh đạo tổ chức chứ không phải trong văn bản mô tả bối cảnh. Nhiệm vụ của chuyên gia, theo hướng dẫn của ISO và IAF, là cần xác định xem tổ chức có hoạch định cho sự thay đổi này theo yêu cầu điều khoản 6.3 hay không. Việc yêu cầu tổ chức phải viết nội dung này trong bản mô tả bối cảnh kiểu: rủi ro ngập lụt dẫn đến hành động thay đổi địa điểm sản xuất; hay thay đổi địa điểm sản xuất dẫn đến rủi ro không tuân thủ hệ thống quản lí chất lượng thực sự là điều không cần thiết.

Tác động đến đầu ra dự kiến của hệ thống

Kể cả khi không có tác động về phạm vi của hệ thống, tổ chức cần tiếp tục xem xét tác động của biến đổi khí hậu đối với đầu ra dự kiến (intended results) hoặc các quá trình của hệ thống hiện tại. Các tác động này được gọi là rủi ro và cơ hội. Một trong những cơ hội hay được viện dẫn trong các tài liệu về biến đổi khí hậu là phát sinh sản phẩm mới, thị trường mới. Ví dụ doanh nghiệp có thể phát triển xuồng cứu hộ để treo dưới mái hiên tầng một của các hộ ngoài đê sông Hồng. Chỉ những tác động kiểu này mới nên được mô tả trong chuỗi hồ sơ/thông tin: Bối cảnh (4.1) => Xác định rủi ro (6.1.1) => Hành động xử lí (6.1.2).

Tác động đến vận hành

Nếu kết quả xác định dẫn đến kết luận rằng không có vấn đề biến đổi khí hậu nào tác động đến phạm vi hoặc quá trình của hệ thống; tổ chức vẫn cần xác nhận xem có yêu cầu nào từ bên hữu quan cần được xử lí bằng các quy định của hệ thống hiện hành hay không.

Ví dụ nếu khách hàng có yêu cầu trong việc cung cấp sản phẩm thân thiện môi trường (hạn chế ảnh hưởng đến biến đổi khí hậu), quá trình Bán hàng cần làm tốt việc xem xét yêu cầu khách hàng, quá trình Thiết kế cần đảm bảo yêu cầu kĩ thuật đáp ứng yêu cầu khách hàng, quá trình Mua hàng cần đảm bảo trao đổi thông tin tới nguồn cung cấp, quá trình Quản lí chất lượng đảm bảo xử lí triệt để khiếu nại liên quan đến biến đổi khí hậu.

Những yêu cầu dạng này cũng không nhất thiết liệt kê chi tiết trong 4.1 hoặc 4.2; vì chúng sẽ được xử lí bởi quá trình hiện có.

Cập nhật bối cảnh như thế nào?

Có lẽ đây vẫn là câu hỏi mong chờ nhất, vì hầu hết đều muốn tập trung vào việc “tôi phải viết thêm gì vào hồ sơ bối cảnh của tổ chức” để đáp ứng nhu cầu đánh giá.

Bạn có thể bám theo các chỉ dẫn trong tài liệu của ISO và IAF, ghi trong hồ sơ phân tích bối cảnh của tổ chức rằng: ”Biến đổi khí hậu không có tác động lớn đến kết quả hoạt động của hệ thống quản lí chất” và không buộc phải thực thi một sáng kiến nào liên quan đến biến đổi khí hậu. Đây là nguyên văn của hướng dẫn: “This amendment does not require an organization to have climate change initiatives unless it has been identified as a relevant issue to achieve the intended results of the QMS”.  Tất nhiên, làm như vậy là bạn có thể thách thức sự thể hiện của chuyên gia đánh giá. Nhìn một cách toàn diện, có thứ gì không liên quan đến khí hậu. Việc chúng ta hít thở cũng là có tác động rồi.

Cách tiếp cận thứ hai, vẫn là cách tiếp cận truyền thống. Bạn có thể đưa phần mô tả bối cảnh vào sổ tay chất lượng và liệt kê tất cả những gì bạn biết về biến đổi khí hậu. Đây là một trong những phân tích về một khía cảnh của biến đổi khí hậu: hiện tượng nóng lên toàn cầu. Tuy nhiên, bạn có thể bị rơi vào thái cực khác: “viết nhiều-hỏi nhiều”.

Bảng 1: Tác động (rủi ro và cơ hội) chung của các tổ chức (nguồn tham khảo)

Thể hiện sự quan tâm đến biến đổi khí hậu như thế nào?

Kể các khi doanh nghiệp bản không gây tác động lớn đến biến đổi khí hậu, hoặc không chịu tác động nghiêm trọng; bạn vẫn có thể thể hiện sự quan tâm của mình đến vấn đề này trong hệ thống quản lí chất lượng mình. Khi mô tả (văn bản hoặc bằng lời) bối cảnh của tổ chức bạn có thể đặt vấn đề và diễn giải theo 2 nhánh sau.

Hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng gì đến biến đổi khí hậu & hành động của bạn?

Như đã chia sẻ ở trên, mỗi hoạt động nhỏ đều phần nào ảnh hưởng đến biến đổi khí hậu. Do đó bạn có thể liệt kê bất cứ hành động nào đang thực hiện để củng cố cho nỗ lực giảm biến đổi khí hậu của tổ chức. Nếu có điều kiện, doanh nghiệp có thể đạt mục tiêu trung hóa khí carbon. Nếu không có điều kiện, chứng minh nó bằng các mục tiêu giảm tiêu thụ điện năng, rác thải từ hàng lỗi…

Tất nhiên sẽ có ý kiến cho rằng một vài mục tiêu (trung hòa khí carbon) không liên quan đến hệ thống quản lí chất lượng và sợ rằng chuyên gia xoáy qua sâu vào một lĩnh vực phức tạp. ISO và IAF cũng đã lường trước điều này để hướng dẫn rằng: “Nếu một tổ chức tích hợp QMS với hệ thống khác, có khả năng một vấn đề được tổ chức phân tích theo nhiều góc độ khác nhau một cách toàn diện. Đánh giá viên cần nhận thức được điều này và tập trung vào các kết quả mong muốn của QMS, lưu ý rằng có sự chồng chéo trong một số lĩnh vực như thiết kế sản phẩm có tính đến khía cạnh môi trường”.

Biến đổi khí hậu ảnh hưởng gì đến kết quả đầu ra của hệ thống & hành động của bạn?

Nếu không phải các công ty có sản phẩm liên quan trực tiếp đến biến đổi khí hậu (nông nghiệp), việc đối ứng câu hỏi này khá khó khăn với đa phần công ty còn lại. Ảnh hưởng lớn nhất của biến đổi khí hậu là làm gián đoạn khả năng sản xuất và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể làm gì để giảm thiểu tác động này, dưới đây là một vài gợi ý:

• Mua hàng có thể đa dạng hóa nguồn cung (mục tiêu có thể đo lường được);
• Sản xuất có thể tăng tồn kho phù hợp (tốn kém);
• Nhân sự có thể nâng cao sự hài lòng của nhân viên về môi trường làm việc (có thể đo lường được);
• Đào tạo có thể nâng cao mức độ nhận thức về kế hoạch ứng phó tình huống khẩn cấp (có thể đo lường được);
• Nâng cao tính sẵn sàng của BCP hay kế hoạch ứng phó tình huống khẩn cấp (khó đo lường);
• Cuối cùng giảm lãng phí, để dành tiền phòng khi cơ nhỡ (luôn rõ ràng).