APQP 3: NHỮNG THAY ĐỔI NỔI BẬT

Động lực thay đổi

Phiên bản thứ 3 của APQP (APQP-3) được phát hành tháng 3-2024 sau gần 20 năm sử dụng phiên bản trước đó (từ năm 2008).

Thay đổi lớn nhất của phiên bản này là tách phần Control Plan thành một sổ tay riêng, với mục đích thuận tiện cho việc cập nhật kịp thời khi hệ thống có thay đổi.

Ngoài ra, các động lực để nhóm tác giả sửa đổi phiên bản cũ còn bao gồm:

Sự thay đổi của các sổ tay liên quan như VDA-AIAG FMEA và các thuật ngữ-định nghĩa mới từ các OEM khác ví dụ như thuật ngữ “Safe Launch”, “Gated Management”.
Nỗ lực gia tăng hiệu quả hoạch định để tránh được những cạm bẫy phát sinh từ các rủi ro đã được nhận diện.
Nhu cầu tham chiếu đến các các sổ tay khác của ngành như CQI.

Động lực đó dẫn đến một số thay đổi chính có thể ảnh hưởng đến việc vận dụng cũng như đối ứng đánh giá của các tổ chức. Các thay đổi này và ý nghĩa của chúng sẽ được phân tích ở phần tiếp theo.

Những điểm thay đổi chính

Thứ nhất, bổ sung cổng kiểm soát (Gated Control)

Thực ra các cổng hoặc điểm kiểm soát cũng đã được thể hiện trong APQP Timing Chart của phiên bản trước, nhưng chỉ là dấu hiệu mà không có mô tả cụ thể các cổng kiểm soát (https://quality-4-all.com/apqp-timing-chart/).

Hình 1: APQP Timing Chart (APQP-3)

Theo như hình 1, chúng ta có thể thấy các giai đoạn (phases) và các chốt kiểm soát không có thay đổi so với phiên bản cũ. Điểm thay đổi chính ở đây là các biểu tượng với số thứ tự được bổ sung vào để làm rõ thời điểm và số lượng tổ chức cần triển khai Gated Control. Tất cả có 6 Gated Control và ý nghĩa của chúng như sau:

Gate 0: Khởi xướng/phê duyệt ý tưởng.
Gate 1: Phê duyệt kế hoạch/chương trình.
Gate 2: Xem xét khả thi của thiết kế sản phẩm.
Gate 3: Xem xét khả thi của thiết kế quá trình.
Gate 4: Phê duyệt/Đánh giá tính sẵn sàng khởi động sản xuất loạt.
Gate 5: Phản hồi, đánh giá và khắc phục.

Thay đổi này có vẻ để làm vừa lòng các OEM khác trong ngành ô tô vì nó đã được sử dụng trong các sổ tay VDA hoặc yêu cầu riêng của một số khách hàng, cho nên không phải là điểm hoàn toàn mới. Nếu các tổ chức trước đó đã có các hoạt động tương tự (các cuộc họp xem xét phát triển sản phẩm mới) hoặc DR (Design Review), việc bổ sung Gated Control trong phiên bản mới gần như không tác động đến việc áp dụng và đối ứng đánh giá. Tuy nhiên, việc nghiên cứu thêm về các Gated Control có thể giúp các tổ chức giải đáp loại bỏ được những nhầm lẫn hoặc băn khoăn bao gồm:

DR cần được thực hiện khi nào?
DR là Design Review hay Drawing Review?
Team Feasibility Study Form thực hiện trước hay sau khi báo giá?

Thứ hai, tăng cường kiểm soát rủi ro

Như đã nêu trên, một trong những động lực của việc phát hành phiên bản mới là “tránh được cạm bẫy từ những rủi ro” nên một nội dung thay đổi đáng xem xét là các công việc liên quan đến quản lí rủi ro. Để thực thi việc kiểm soát, phòng ngừa rủi ro phiên bản mới APQP-3 bổ sung 4 hạng mục đầu ra tất cả đều nằm ở giai đoạn hoạch định (phase 1) bao gồm:

Phân tích kế hoạch công suất.
Quản lí thay đổi.
Đo lường kết quả thực hiện APQP.
Đánh giá và giảm thiểu rủi ro.

Thực tế các hạng mục này không phải là các yêu cầu mới, chúng được đưa vào phiên bản này dường như nhằm làm rõ và nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thực hiện chúng đúng thời điểm. Phân tích công suất là một nội dung của điều khoản 8.2.3.1.3 của IATF 16949 về xem xét tính khả thi. Kiểm soát thay đổi cũng là một nội dung của yêu cầu khác (8.2.4). Nội dung bổ sung các tổ chức cần quan tâm nhiều nhất là yêu cầu về “đánh giá và giảm thiểu rủi ro”. Rủi ro ở đây bao gồm 2 khía cạnh: rủi ro của việc triển khai dự án và rủi ro đối với kết quả của dự án khi triển khai.

Rủi ro của việc triển khai dự án sản phẩm mới liên quan đến câu hỏi “có nên triển khai dự án sản phẩm mới này hay không”. Đây là một trong những hạng mục khi phê duyệt ý tưởng dự án (Gate 0). Có rất nhiều yếu tố để tổ chức cân nhắc về việc này. Trong bối cảnh hiện nay việc cân nhắc “có nên tiếp tục đầu tư vào sản xuất linh kiện động cơ đốt trong không” có thể là một ví dụ về đánh giá rủi ro dạng này. Trên thực tế việc phân tích rủi ro dạng này đã từng được đề cập trong phiên bản cũ của IATF 16949 (ISO/TS 16949:2009).

Rủi ro đối với kết quả của dự án khi triển khai liên quan đến câu hỏi “điều gì có thể làm cho dự án không đạt được mục tiêu”. Có rất nhiều yếu tố bối cảnh (có khả năng xảy ra) ảnh hưởng hoặc làm gián đoạn dự án, ví dụ các vấn đề từ nhà cung cấp, biến động tỉ giá… Để kiểm soát các rủi ro này tổ chức cần có các kế hoạch để ứng phó. Các kế hoạch này thường được gọi là “escalation plan” hay “quy trình leo thang xử lí”. Bản chất mục này cũng không phải là yêu cầu mới, nó đã được nhiều khách hàng đề cập đến trong các sổ tay yêu cầu riêng ví dụ VDA 6.3.

Thứ ba, bổ sung nhiều checklist

Việc bổ sung các Gate Control và kiểm soát rủi ro dẫn đến việc bổ sung thêm nhiều checklist (1 checklist vể rủi ro và 6 checklist liên quan đến Gate Control). Check sheet là một công cụ tốt cho việc hướng dẫn triển khai và đảm bảo kết quả nhất quán. Tuy nhiên, việc có quá nhiều checklist và nhiều hạng mục trong một checklist có thể gây ra nhiều khó khăn cho tổ chức trong việc đối ứng đánh giá.

Vận dụng hiệu quả APQP

Các tổ chức áp dụng IATF 16949 luôn đứng giữa hai trạng thái muốn (vì thấy hay) và không muốn (vì thấy nhiều giấy tờ) khi ứng dụng các sổ tay nói chung và APQP nói riêng. Do đó, việc hiểu được các quy tắc căn bản có vai trò rất quan trọng trong việc áp dụng APQP có hiệu quả.

Thứ nhất, APQP là một công cụ chứ không phải là tiêu chuẩn. APQP chỉ trở thành yêu cầu bắt buộc nếu khách hàng của tổ chức có đưa ra yêu cầu riêng. AIAG (tổ chức phát hành tiêu chuẩn IATF 16949 và các sổ tay công cụ) không ấn định thời hạn phải áp dụng phiên bản mới (APQP-3). Điều này phụ thuộc vào yêu cầu riêng của khách hàng, cho nên các tổ chức cần chủ động tìm hiểu yêu cầu của khách hàng của mình.

Thứ hai, có 6 cổng kiểm soát (Gate Control) mặc định trong APQP. Tuy nhiên tổ chức không bắt buộc phải áp dụng cả 6 cổng này. Tổ chức có thể thêm hoặc bớt tùy theo tính chất của dự án.

Thứ ba, tập trung vào chất lượng của đầu ra hơn là sự tồn tại của các đầu ra. Việc điền vào các checklist có sẵn trong sổ tay APQP chỉ là nỗ lực để có sự tồn tại của đầu ra (hồ sơ). Bản thân việc này không làm giảm thiểu các rủi ro. Do đó tổ chức phải vận dụng các công cụ căn bản như PDCA, tư duy rủi ro để kiểm soát dự án phát triển sản phẩm mới và xây dựng ra những đầu ra của riêng mình. Chỉ khi làm được như vậy tổ chức mới không bị dẫn dắt bởi các yêu cầu sử dụng các checklist như một điều khoản bắt buộc.