LÀM THẾ NÀO ĐỂ HỌP HÀNH HIỆU QUẢ

Một điều tra của Atlassian (công ty phần mềm) cho thấy 72% thời gian các cuộc họp là không hiệu quả. Không có một thống kê tương tự tại các tổ chức ở Viêt Nam, nhưng bằng trải nghiệm của mình tôi tin rằng tỉ lệ hiệu quả cũng không cao hơn. Nhân sự cố cuộc họp giữa TT Donald Trump và TT Volodymyr Zelenskyy (ngày 28-Feb-2025) xin được liệt kê nhanh một số vấn đề và nguyên tắc để cuộc họp được hiệu quả.

Họp không phải để giải quyết vấn đề

Nhắc đến điều này đầu tiên chắc chắn nhiều người sẽ phản bác ngay rằng nếu không có vấn đề thì họp làm gì? Nhận xét này hoàn toàn chính xác nhưng chúng ta cần bình tĩnh để nhìn nhận vấn đề cần giải quyết là gì. “VẤN ĐỀ” mà các cuộc họp cần hướng tới là kết quả không như mục tiêu mong đợi. Trong khi phần lớn thời gian của các cuộc họp người tham gia chỉ quan tâm đến “vấn đề” của mình hoặc đối tác.

Ví dụ trong cuộc họp đã nhắc ở trên, PTT Mỹ có nhắc đến vấn đề của Ukraine về nguồn nhân lực và huy động lính nghĩa vụ. Trong khi đó TT Ukraine cho rằng phía Mỹ không thực sự hiểu vấn đề của Ukraine, và vấn đề của Mỹ là được bao bọc bởi “nice ocean” nên không cảm nhận được vấn đề các quốc gia khác đang gặp phải. Để phản ứng TT Trump lại cho rằng TT Zelenskyy không nên cho rằng Mỹ nên cảm thấy như thế nào. Trong trường hợp này 2 bên đang bị cuốn vào thảo luận các vấn đề của nhau.

Họp không để truy tìm nguyên nhân

Đây cũng lại là một nhận định có thể gây tranh cãi. Có thể có lập luận rằng không tìm nguyên nhân sao có thể giải quyết triệt để được vấn đề. Điều này có thể đúng với các vấn đề kĩ thuật vì mối quan hệ nguyên nhân – hệ quả là mối quan hệ tuyến tính (linearity). Trong khi các vấn đề phức hợp (kinh tế – chính trị – xã hội) quan hệ nhân quả lại phi tuyến tính (lateral) với các đặc tính khó khoanh vùng vấn đề, khó thử nghiệm, liên quan nhiều đối tác. Việc tìm kiếm và loại bỏ nguyên nhân dẫn đến tình trạng hiện tại không những không đảm bảo đạt được mục tiêu còn làm cho quá trình giải quyết vấn đề bị trệch hướng.

Trong cuộc họp giữa 2 Tổng thống, PTT Mỹ nhiều lần truy cứu về việc Ukraine đã cảm ơn Mỹ chưa. Hay TT Donald Trump nhiều lần nhắc rằng vấn đề liên quan đến cựu TT Joe Biden. Những lập luận kiểu này chỉ đưa cuộc thảo luận đi vào ngõ cụt.

Giải quyết vấn đề từ tầm nhìn tương lai

Các vấn đề phức hợp của một tổ chức không thể giải quyết được bằng tư duy truyền thống (traditional thinking) khi các thành viên tham dự liên tục truy cứu về trách nhiệm của nhau. Chúng cần được các bên liên quan giải quyết bằng tư duy kiến tạo (design thinking). Tư duy kiến tạo đòi hỏi người tham gia thảo luận nhìn vấn đề từ tương lai tức là tập trung vào mục tiêu. Trong cách tiếp cận mới người tham dự cần đặt ra câu hỏi đúng thay vì cố chứng minh câu trả lời đúng. Để tìm được giải pháp cho vấn đề tổ chức không tập trung vào CÁI GÌ, và câu hỏi kiến tạo cần đặt ra là CẦN LÀM GÌ để đạt MỤC TIÊU.