IATF 16949 – CÓ BẮT BUỘC ĐẠI TU THIẾT BỊ?

Top Ten điểm không phù hợp

Trong 10 điểm NC phổ biến nhất khi đánh giá chứng nhận IATF 16949:2016 năm 2021, các điểm không phù hợp liên quan đến duy trì năng suất toàn diện (Total Productivity Maintenance), hay còn gọi là bảo trì, chiếm vị trí số 3. Các chuyên gia đánh giá chứng nhận IATF 16949:2016 tại Việt Nam cũng đóng góp một số lượng không nhỏ trong thống kê này đặc biệt là liên quan đến đại tu (overhaul) và bảo dưỡng dự báo (predictive maintenance). Vấn đề có thực sự nghiêm trọng như vậy. Đại tu có thực sự là một yêu cầu bắt buộc?

Hình 1: 10 điểm NC phổ biến nhất trong đánh giá IATF 16949:2016

Đại tu là gì

Nếu dịch theo nghĩa đại tu có nghĩa là sửa chữa (tu) lớn (đại). Thực ra nó không phải là một thuật ngữ hiếm sử dụng và phức tạp vì cũng được sử dụng khá thường xuyên trong cuộc sống hằng ngày. Chị em là những người ít quan tâm đến máy móc nhưng vẫn sử dụng khá chính xác thuật ngữ này khi nhắc đến “đại tu sắc đẹp”. Vậy đại tu trong kĩ thuẩ bảo là gì mà có thể gây khó cho nhiều doanh nghiệp trong các cuộc đánh giá IATF 16949:2016.

Để hiểu rõ hơn về đại tu có lẽ cần tìm hiểu các tài liệu kĩ thuật liên quan đến thiết bị của các nhà máy quốc doanh những năm 1970-1980. Khi đó hầu hết máy móc thiết bị và quy trình vận hành đều được tài trợ bởi các nước trong khối XHCN (dẫn đầu là Liên Xô). Có lẽ do tư tưởng tư tưởng quản lí kế hoạch hóa tập trung nên đi kèm các thiết bị này đều có một lịch xích (bây giờ có thể gọi là tiêu chuẩn) bảo dưỡng. Lịch xích bảo dưỡng máy sẽ quy định các cấp độ bảo dưỡng gồm: tiểu tu – trung tu – đại tu tương đương với các mức độ sửa chữa-bảo dưỡng: nhỏ – vừa – lớn. Theo đó những hoạt động bảo trì có chu kì hằng tháng kiểu thay dầu được gọi là tiểu tu, chu kì hằng năm như thay vòng bi, dây đai là trung tu và chu kì 3~5 năm gọi là đại tu. Tất cả các hạng mục tiểu-trung-đại tu này đều được lập kế hoạch cố định và với sự hỗ trợ không giới hạn của các nước bạn, các linh kiện có thể được thay thế ngay cả khi chúng chưa có dấu hiệu hư hỏng. Khi đó có hiện tượng máy được tháo ra đại tu rồi lắp lại y chang còn vật tư mới có thể được bán ngoài chợ đen. Sau này do làm ăn kém hiệu quả cùng với sự suy giảm hỗ trợ từ các nước XHCN, các doanh nghiệp quốc doanh dần dần biến mất. Cùng với sự biến mất đó, tư duy bảo dưỡng theo kế hoạch cứng nhắc và khái nhiệm tiểu tu – trung tu – đại tu cũng mai một.

Đại tu trong yêu cầu của IATF 16949:2016

IATF 16949:2016 định nghĩa đại tu là: biện pháp bảo trì nhằm ngăn ngừa sự cố bất thường lớn, dựa trên lịch sử hỏng hóc hoặc dừng máy, một bộ phận hoặc hệ thống con của một thiết bị được chủ động tháo dỡ, sửa chữa, thay thế linh kiện, lắp lại và đưa vào sử dụng lại.

Mặc dù phiên bản đầu tiên của IATF 16949 được ban hành năm 1999 (ISO/TS 16949:1999) nhưng khái niệm đại tu (overhaul) chỉ mới được bổ sung từ phiên bản 2016 (IATF 16949:2016). Điều đó cho thấy đại tu có vẻ cũng đã bị lãng quên một thời và mới được “khai quật” lại.

Hình 2: Yêu cầu của IATF 16949:2016 về đại tu

Tuy nhiên một cụm từ chỉ gồm chữ này gây ra khá nhiều tranh cãi trong các cuộc đánh giá. Theo đó khi đánh giá về phần bảo dưỡng thiết bị, các chuyên gia thường hỏi công ty có thực hiện đại tu không. Trong khi đó, hầu hết các công ty không chỉ ra được chữ “đại tu” trong các văn bản liên quan như kế hoạch bảo dưỡng, hồ sơ bảo dưỡng. Một điểm không phù hợp. Các chuyên gia đánh giá có lí của mình vì IATF 16949:2016 yêu cầu trong hệ thống bảo dưỡng phải có “đại tu định kì”. Chính chữ định kì này làm cho chúng ta hiểu rằng việc đại tu phải có trong kế hoạch bảo dưỡng. Cách tiếp cận này làm cho đại tu được hiểu là hoạt động dựa theo chu kì (time-based) và giống như tư duy kế hoạch hóa tập trung của thế kỉ trước như đã đề cập ở trên. Quan điểm này còn được củng cố trong định nghĩa của IATF 16949 về bảo dưỡng phòng ngừa: hoạt động được hoạch định tại các chu kì lặp lại (theo thời gian, kiểm tra định kì, đại tu).

Tại sao doanh nghiệp ít nhắc đến “đại tu”

Như đã đề cập ở trên, hầu hết văn bản liên quan đến bảo trì của các tổ chức không có nhắc đến đại tu. Tại sao?

Thứ nhất nếu chiếu theo kinh nghiệm từ quá khứ và kể cả định nghĩa của IATF 16949:2016, chữ “đại” trong đại tu cũng chỉ mang ý nghĩa tương đối tức là nó là hạng mục bảo dưỡng lớn nhất, mất thời gian nhất trong một chu kì bảo dưỡng chứ không phải là chữ “lớn” được lượng hóa. Do đó có thể về mặt bản chất trong hệ thống bảo dưỡng của tổ chức có thể có hoạt động bảo dưỡng lớn nhưng không được gọi là đại tu. Doanh nghiệp có thể chỉ đơn giản liệt kê các hạng mục bảo dưỡng mà không quan tâm đến việc so sánh nó. Điều này xét về mặt kĩ thuật không làm giảm hiệu quả của hoạt động bảo dưỡng. Nếu chỉ xét về ngôn từ, chẳng lẽ doanh nghiệp cần chia những gì mình đang làm thành 3 cấp: tiểu-trung-đại tu kể cả khi khối lượng công việc tổng thể rất nhỏ.

Thứ hai các doanh nghiệp nhận thức được sự kém hiệu quả của tư duy quản lí kế hoạch hóa tập trung và tuân thủ. Các công ty ở Việt Nam hiện tại phần lớn là doanh nghiệp các bước tư bản. Họ kinh doanh thành công là nhờ thoát được sự quan liêu, hướng tới kết quả cuối cùng. Hầu hết các sếp sẽ không đồng ý một kế hoạch đại tu không có hạng mục rõ ràng được lập trước để rồi phải thực hiện theo đúng kế hoạch dù không thực sự cần thiết hoặc chấp nhận một điểm NC khi không thực hiện theo kế hoạch hay làm thủ tục điều chỉnh kế hoạch để không bị NC.

Thứ ba không phải thiết bị nào cũng đủ lớn để phải có kế hoạch đại tu. Điều này các đúng hơn trong bối cảnh hiện tại khi các doanh nghiệp sản xuất linh kiện ô tô ở Việt Nam đều hướng tới sự tận dụng nguồn nhân lực giá rẻ và đi kèm với nó là các thiết bị sản xuất giản đơn. Xét về một khía cạnh nào đó, doanh nghiệp có thể chấp nhận để thiết bị gặp sự cố lớn rồi thay thế cái mới còn hiệu quả hơn việc đại tu.

Vận dụng như nào cho phù hợp

Những băn khoăn về đại tu (overhaul) không phải là nhỏ. Chính vì vậy nó là một trong những chủ để được nhắc đến trong tài liệu “Các câu hỏi thường gặp về IATF 16949” trong trang web của IATF 16949 Oversight Body (https://www.iatfglobaloversight.org/wp/wp-content/uploads/2022/05/IATF-16949-FAQs_May-2022.pdf).

Trong phần trả lời của IATF 16949 Oversight Body có 3 ý cần quan tâm:

Thứ nhất, đại tu có thể không cần/phải/nên áp dụng với một số thiết bị, tức là không bắt buộc với tất cả thiết bị. Đó là các thiết bị mà chúng có thể dễ dàng sửa chữa, thay thế bằng một thiết bị mới. Như vậy một công ty có thể không cần quan tâm đến đại tu nếu các thiết bị nó sử dụng đều thuộc dạng này.

Thứ hai, một số hoạt động có thể không được gọi bằng tên đại tu vẫn có thể được coi là đại tu (appropriate equivalent) kiểu như thay thế linh kiện (replacement). Tức là doanh nghiệp không nhất thiết phải ghi chữ “đại tu” trong kế hoạch hoặc hồ sơ.

Thứ ba, đại tu chỉ thực sự cần thiết khi các hoạt động bảo dưỡng định kì (bao gồm cả việc thay thế linh kiện nêu trên) không còn đủ để làm cho thiết bị có thể vận hành ổn định và tạo ra sản phẩm đáp ứng yêu cầu. Nó cũng chính là một ý quan trọng trong định nghĩa đại tu: dựa trên lịch sử hỏng hóc hoặc dừng máy. Điều này có thể khẳng định rằng đại tu thiết bị là một dạng hoạt động bảo dưỡng dựa trên kết quả hoạt động (performance-based) chứ không phải dựa trên chu kì định sẵn (time-based). Điều đó có nghĩa đại tu không nhất thiết phải được lập kế hoạch trước.

Tựu chung lại có thể hiểu overhaul theo nghĩa kĩ thuật (tháo dỡ, sửa chữa…) không phải là hoạt động bắt buộc trong bảo dưỡng thiết bị. Máy bay là một thiết bị đặc biệt quan trọng nhưng cũng không có quy định nào bắt buộc phải bảo dưỡng nếu nó vẫn đảm bảo các thông số vận hành (https://www.euroga.org/forums/maintenance-avionics/7622-turbine-overhauls-not-mandatory-for-part-91-users-faa-land#post_142070). Cái mà các tổ chức cần có trong hệ thống là một quy trình nhằm xác định nhu cầu, lên kế hoạch và thực hiện đại tu nếu cần.

Quy trình đại tu

Với những phân tích như trên, tổ chức áp dụng IATF 16949 cũng như tổ chức đánh giá cần có cách nhìn nhận khác về đại tu thiết bị để đảm bảo nó được vận dụng một cách linh hoạt và hiệu quả hơn. Dưới đây là một ví dụ về quy trình đại tu thiết bị

Bước 1: Xác định các thiết bị đối tượng

Như đã phân tích ở trên, không phải bất cứ thiết bị nào cũng cần có hoạt động đại tu cho nên tổ chức cần xây dựng một bộ tiêu chí để xác định xem thiết bị nào thuộc đối tượng cần có hoạt động đại tu. Các khía cạnh chính có thể cân nhắc bao gồm:

• Ảnh hưởng của thiết bị đến chất lượng sản phẩm.
• Ảnh hưởng của thiết bị đến an toàn lao động.
• Ảnh hưởng của thiết bị đến các thiết bị khác.
• Ảnh hưởng của thiết bị đến tiến độ giao hàng.
• Thời gian để xử lí sự cố thiết bị.
• Chi phí để xử lí sự cố thiết bị.
• Tổn thất do sự cố thiết bị.

Bước 2: Theo dõi lịch sử sự cố thiết bị

Các thiết bị thuộc đối tượng cần được theo dõi chặt chẽ về thông tin liên quan đến sự cố quá khứ với các chỉ số phổ biến như MTBF, MTTR.

Bước 3: Phân tích sự cố và xác định nhu cầu đại tu

Doanh nghiệp cần có chu kì để phân tích các dữ liệu về sự cố bao gồm các thiết hại do sự cố gây ra để đánh giá nhu cầu hoặc thời điểm cần thực hiện đại tu: chủ động tháo dỡ một hệ thống hoặc thiết bị để sửa chữa, thay thế linh kiện, lắp lại và đưa vào sử dụng lại.

Bước 4: Lập kế hoạch đại tu

Một kế hoạch chi tiết về đại tu bao gồm thời điểm phù hợp, các hạng mục thực hiện, chi phí, các rủi ro kèm theo cần được thiết lập và đệ trình lãnh đạo phê duyệt.

Bước 5: Nghiệm thu kết quả

Điều quan trọng trong đại tu là phải đảm bảo thiết bị vận hành với các thông số phù hợp như ban đầu đặc biệt là liên quan đến khía cạnh chất lượng. Do đó doanh nghiệp cần có kế hoạch và kết quả nghiệm thu sau đại tu, bao gồm việc phê duyệt lại sản phẩm đầu nếu có yêu cầu.